4.2.3 Procesdossier

Nadat het beroep al dan niet met een vovo is ingediend, zal de rechtbank verweerder vragen de op de zaak betrekking hebbende stukken in te dienen. Dit gebeurt meestal vrij vlot. Formeel worden deze dan door de rechtbank aan de advocaat in de beroepsprocedure verstrekt. In de praktijk is het echter de IND die de stukken uploadt waarna deze beschikbaar zijn in de digitale omgeving van de rechtspraak. Je kunt op de website van de rechtspraak inloggen om de stukken te downloaden.

Het procesdossier dat de IND aan de rechtbank toezendt, moet op grond van het Unierecht volledig zijn en alle proceshandelingen, documenten en stukken bevatten waarover de IND met het oog daarop beschikte. In een enkel geval geldt dat ook nog voor elementen die dateren van na deze beslissing, maar die relevant zijn voor de gevolgen van het besluit.^[18]

De advocaat krijgt toegang tot het volledige dossier zoals dat aan de rechter wordt gestuurd. Het Unierecht bevat bijzondere waarborgen voor het recht van verdediging en een eerlijk proces.^[19] Ook het nationale procesrecht biedt waarborgen op dit punt. Op grond van artikel 8:42, lid 1, Awb dient het bestuursorgaan in beginsel alle op de zaak betrekking hebbende stukken die aan dat orgaan ter beschikking staan of hebben gestaan aan de rechter over te leggen. De Hoge Raad overwoog eerder dat op grond van die bepaling alle stukken tot de over te leggen stukken behoren die het bestuursorgaan ter raadpleging ter beschikking staan of hebben gestaan en die van belang kunnen zijn voor de beslechting van de (nog) bestaande geschilpunten.^[20]

Alle dossierstukken worden automatisch genummerd op volgorde van binnenkomst in het digitale systeem. Met dien verstande dat als je een compleet beroepschrift indient, het beroepschrift dossierstuk 1 is, de beschikking dossierstuk 2 en de gronden dossierstuk 3. Daarna wordt doorgeteld met de berichten van de rechtbank aan de procespartijen en de stukken die worden toegevoegd door de verschillende procespartijen. Verder is het goed om je ervan bewust te zijn dat geen van de drie partijen (eiser, rechtbank, IND) gebruik maakt van dezelfde digitale omgeving. Iedere partij ziet in beginsel dezelfde stukken maar in een andere omgeving en zal deze ook uit een andere omgeving “downloaden”.

De (zittings)rechter logt niet in op de “KEI” omgeving die de rechtshulpverlener te zien krijgt en ook de IND zit niet in eenzelfde digitale omgeving. Niet alle rechters zijn zich daarvan bewust. Het komt voor dat er binnen de “systemen” communicatieproblemen zijn, waardoor de documenten tussen de systemen niet goed gedeeld worden. En je moet als advocaat er alert op zijn dat je dus niet noodzakelijkerwijs beschikt over dezelfde stukken als de rechtbank dan wel IND.

Het is van belang dat je controleert of alle stukken in het procesdossier aanwezig zijn. Dat is bij een AA procedure bij een eerste aanvraag redelijk makkelijk te overzien. Het wordt lastiger bij een opvolgend verzoek van een vreemdeling die (vele) verschillende procedures achter de rug heeft.

Je komt erachter of het dossier compleet is door het te lezen. Een wellicht open deur, maar in een drukke door termijnen gejaagde praktijk, wil alles lezen er nog wel eens bij inschieten. In dat geval is de incompleetheid ook wel af te leiden uit eventuele hiaten in de nummering van de processtukken.

Het komt echter ook voor dat de nummering van stukken in de digitale omgeving niet opeenvolgend is, bijvoorbeeld dat de telling van 100 verspringt naar 157.^[21] Ook komt het voor dat het vovo-dossier niet gelijk is aan het beroepsdossier. Als je dat signaleert, dan moet je als advocaat alert zijn; het zijn signalen dat mogelijkerwijs iets mis is met de dossierverstrekking.